How-To: Produktvison & Vision Statement (Case Study m/ CodeCamp:N)

Introduction

Vor Kurzem haben wir als agile punks erneut die Möglichkeit bekommen, bei einem unserer Kunden unseren "Produktvisions-Workshop" durchzuführen.

Der folgende Blog-Beitrag soll ein How-To sein und euch durch die einzelnen Schritte führen, die wir gemeinsam mit den Teilnehmern gegangen sind.

An dieser Stelle schon mal unser Appell vorweg: Nutzt dieses Wissen! Macht diesen Workshop mit eurem Team und beginnt genauso wie unser Kunde euch mit dem Thema Produktvision & Vision allgemein vertraut zu machen!

Setting: Welche Problemstellung?

Unser Kunde ist das CodeCamp:N. Ausgegründet von der Nürnberger Versicherung hat das CodeCamp:N sich auf die Fahne geschrieben als Talent- und Technologieinkubator gemeinsam mit seinen Stakeholdern Digitalprodukte zu erschaffen, welche den Zugang zu Finanz- und Versicherungbranche für Endverbraucher massiv erleichtern.

Zur Website von CodeCamp:N

Innerhalb dieses Kosmos hat das CodeCamp:N das sogenannte "Flex-Team" gegründet. Ursprünglich gedacht als Springer-Team, das die anderen Teams supported, wenn es zu Kapazitätsengpässen kommt, hat sich das Flex-Team seitdem extrem weiterentwickelt. Neue Kollegen sind dem Team beigetreten und die Technologie-Kompetenz innerhalb des Teams hat sich soweit weiterentwickelt, dass es sich dabei inzwischen um ein internes Kompetenzzentrum für neue Technologien & Trends handeln könnte.

Da dieser Prozess weitestgehend organisch und unmoderiert stattgefunden hat, sieht man nun die Zeit gekommen alle Teammitglieder und Vertreter der Geschäftsführung an einen Tisch zu holen, um sich gemeinsam darüber Gedanken zu machen wo man mit dem Team steht, und wo man hin möchte.

Der Arbeitsauftrag für die agile punks war somit klar: Wir sollten einen ge-guideten Prozess entwickeln, mit welchem wir die Workshop-Teilnehmer kreativ stimulieren und ein grundlegendes Verständnis für das Thema Produktvision herstellen.

Wir haben uns dazu entschieden den Workshop so aufzuziehen, dass das Team die Tools an die Hand gegeben bekommt, um selbst mit einem Vision-Statement arbeiten zu können (auch ohne externen Moderator), sodass es in der Zukunft befähigt ist seine eigene Vision wieder zu challengen und gegebenenfalles anzupassen.

Planning: Wie machen wir das?

Erste Herausforderung, der wir uns bei der Planung des Workshops widmen mussten, war die anhaltende Corona-Krise, und die damit verbundene Notwendigkeit eines virtuellen Zusammentreffens. Kurz gesagt: Wie bekommen wir 12 Workshop-Teilnehmer an einen Tisch, ohne sie an einen Tisch zu bekommen? (Sofern ihr euch nicht in so einer Situation wiederfindet, könnt ihr direkt zum nächsten Step skippen).

Wir haben uns dafür entschieden einen gemeinsamen Google-Meet aufzusetzen, dem alle beitreten konnten um sich zu sehen und zu hören, als Ersatz für den Konfi sozusagen.

Mangelnde Interaktionsmöglichkeit (sozusagen unser White-Board) haben wir durch das Tool Mural ersetzt. Mural beschreibt sich auf seiner Website selbst als "[...] Digital Workspace for Visual Collaboration", also genau das, was uns durch den aktuellen Zwang zur Remote-Arbeit abkömmlich ist: Einen Ort an dem alle Team-Member zusammenkommen können, um zu kollaborieren. Hier finden alle Teilnehmer ein beliebig großes "Whiteboard" vor, in das man rein-/rausscrollen und auf das man beliebig Post-Its, Sticker bis hin zu allem-möglichen "kleben" kann.

Agenda: Was machen wir?

Kommen wir nun zum inhaltlichen. Unsere Gliederung sah im wesentlichen wie folgt aus:

1. Step - Aufgabe: Lernt Mural kennen
2. Step - Warmup: Was ist eine Vision?
3. Step - Warmup: Findet Visionssätze bekannter Companies
4. Step - Theorie: Was ist ein Product-Vision-Board
5. Step - Aufgabe: Baut ein exemplarisches Product-Vision-Board für ein Restaurant
6. Step - Aufgabe: Baut ein erstes Product-Vision Board für euer Produkt
7. Step - Debriefing

Vorbereitung ist wiedermal der Schlüssel. Um diese Agenda zu realisieren haben wir im Vorfeld zu unserem Workshop das Muralboard bereits aufgebaut, mit den Blanco-Elementen für unseren Workshop befüllt und im Kreis der punks ge-challenged (macht das überhaupt Sinn? #vier-augen-prinzip)

Aber nun step-by-step.

(Erneut: Wir haben den gesamten Workshop zwecks Corona in den digitalen Raum verfrachtet. Solltet ihr euch persönlich treffen könnt, dann setzt die folgenden Steps einfach analog am White-Board um und skipped den Mural-Intropart.)

Step 1 - Lernt Mural kennen

Natürlich wissen wir, dass die aktuelle Situation auch für eingefleischte Web-Teams, mit vorhandener Remote-Kollabo-Kompetenz ungewöhnlich ist. Dazu kommt noch, dass selbst Tools mit top UX-Design im ersten Moment un-intuitiv daherkommen können.

Damit wir im Laufe des Workshops smoother durchkommen gab es für die Teilnehmer als erstes den Auftrag die ersten paar Minuten mit dem Tool rumzuspielen. Wir haben dies mit der obligatorischen Vorstellungsrunde kombiniert. Alle Teilnehmer sollten ihren Namen und ihre Hobbies als Post-Its im entsprechenden Space im Mural posten. Dazu sollte jeder noch ein Bild und/oder Gif posten um seinen Erwartungen an den Workshop ein Gesicht zu geben.

Alle Teilnehmer kommen mit Mural klar? Alle Fragen geklärt? Inneres Spielkind fürs erste befriedigt? Top! Dann können wir jetzt ja erstmal mit etwas Theorie einsteigen.

Step - 2 Warmup: Was ist eine Vision?

Vision 101 war das Motto des nächsten Abschnitts. Um ein gemeinsames Verständnis unter allen Workshop-Teilnehmern zu schaffen, was wir da eigentlich bauen wollen, sind wir erstmal einen Schritt zurück gegangen und haben in einer ganz knappen Theorie-Session erläutert, was eine Vision ist, und aus welchen Layern sie besteht.

Dazu haben wir die im obigen Screenshot noch unsortierten Elemente step-by-step in die umgekehrte Pyramide gezogen und den Teilnehmern dabei erklärt, was die einzelnen Punkte bedeuten. Dabei herausgekommen ist folgendes:

Bei der umgekehrten Pyramide handelt es sich immer um eine langfristige Wunschvorstellung, welcher Zielzustand erreicht werden soll. Die Grundidee bei einer Vision ist es, eine Leitlinie zu definieren, die einfach verstanden werden kann, aber niemals völlig erreichbar ist. Aus einer guten Vision lassen sich aber erreichbare Missionen ableiten, welche sich im Alltag dann als Ziele und Strategien manifestieren.

Ziele sind messbare Endzustände, die uns einen Schritt näher an die Umsetzung unserer Vision bringen. Diese Ziele können wir erreichen, wenn wir uns Strategien ausdenken, wie wir den Endzustand messen können und was wir tun müssen, um ein positives Messergebnis zu erzielen. Ziele und die Strategien zum Erreichen dieser werden auch oft als Mission zusammengefasst.

Um eine Mission erfolgreich zu erfüllen, benötigt es natürlich Taktiken, die sich aus einer Strategie ableiten. Während man bei einer Strategie fragt „welche Schritte müssen wir gehen, um unsere Ziele zu erreichen?“ kümmert man sich bei einer Taktik darum, herauszufinden, welche konkreten wenigen Schritte wirklich auch als nächstes angegangen werden können. Deren Verwirklichung spiegelt sich dann im Tagesgeschäft einer Firma wieder. Taktiken und Tagesgeschäft kann man also als Umsetzung zusammenfassen.

An dieser Stelle sei angemerkt, dass der Einbau eines Theorie-Parts in einen Workshop in der Regel auch grundsätzlich Folgefragen produziert, was ja auch gewünscht ist. Für einen geplanten Theorieblock macht es also auch Sinn im Hinterkopf zu behalten, dass die Time-Box großzügig genug sein muss um diese Fragen zu beantworten.

Sofern Fragen an dieser Stelle zu weit führen würden oder die Diskussion ausufert, sollte man sie unbedingt für das Ende des Workshops oder als Hausaufgabe (für das Team oder für den Moderator) vormerken. Für diesen Fall haben wir am Ende unseres Mural-Boards den “Fragenparkplatz” eingerichtet.

Step - 3 Warmup: Findet Visionssätze

Theorie ist ja schön und gut aber wir alle waren auf der Uni/Schule und wissen, dass Theorie nur im Kontext ihrer praktischen Anwendung funktioniert.

Um die Teilnehmer also noch besser auf das Ziel des Workshops einzustimmen, haben wir uns dazu entschieden, direkt im Anschluss an den Theorie-Block eine kurze Praxiseinheit anzuknüpfen, um das soeben gelernte zu verfestigen.

Die Aufgabe ist ziemlich straight-forward und eigentlich recht spaßig: Da ja sowieso alle Teilnehmer über ihren eigenen PC zugeschaltet sind und den Browser offen haben, sollten sie nach Vision-Statements ihrer Lieblingscompanies oder von bekannten Firmen suchen.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Zum einen holt man die, die bei der Ankündigung eines Theorieblocks kurz eingeschlafen sind, direkt wieder mit einer coolen Aufgabe ab. Zum anderen haben danach alle Teilnehmer ein viel tieferes Verständnis, was ein Visions-Satz überhaupt ist, was er ausdrückt und wie er ungefähr geschrieben ist.

Gefunden wurden ganz viele tolle Beispiele:

Step - 4 - 6 Theorie und Aufgabe: Intro Product Vision Board

Nun beginnt es wirklich loszugehen. Nachdem wir die Teilnehmer kurz abgeholt haben was eine Vision überhaupt ist, geht es im nächsten Step darum das gelernte konkret auf der Produktebene anzuwenden - wir gehen also in der Organisationsstruktur eine Ebene tiefer.

Auftritt Product Vision Board.

Eine einfach Variante, die Vision für ein Produkt zu definieren ist mit Hilfe des Product Vision Boards von Roman Pichler. Diese tabellarische Variante einer Vision gliedert sich in 9 Bereiche und hilft dabei, betriebswirtschaftliche Aspekte eines Vorhabens direkt mit aufzudecken.

Der obere Teil des Product Vision Boards beinhaltet einen Visionssatz. Eine offene, oftmals auch nach Marketing klingende, Formulierung, die das geplante Vorhaben kurz auf den Punkt bringt.

Die zweite Zeile befasst sich mit den Zielgruppen und Stakeholdern, die dieses Vorhaben betrifft. Man stellt sich hierbei nicht nur die Frage, wer das alles ist, sondern auch, was deren Bedürfnisse und Wünsche sind, bzw. mit welchen Problemen diese Menschen oder Institutionen konfrontiert sind. In der zweiten Hälfte dieser Zeile finden wir dann heraus, wie wir die Bedürfnisse und Wünsche unserer Zielgruppen mit unserem Produkt oder Vorhaben erfüllen können und welche Geschäftswerte wir daraus ziehen können. Diese müssen nicht zwanghaft monetär sein, sondern können auch auf Image, Skalierung, Sicherheit oder andere Themen einzahlen.

Die dritte Zeile beleuchtet die etwas weniger visionären Themen. Hier geht es darum zu identifizieren, mit wem oder was unser Vorhaben in Konkurrenz tritt und was uns der ganze Spaß kosten wird. Auf der anderen Seite müssen wir natürlich auch die Frage stellen, wie wir damit Geld verdienen und auf welchen Kanälen wir unsere potentiellen Zielgruppen erreichen können.

Um dieses Ziel zu erreichen haben wir die Teilnehmer gebeten kollaborativ die Felder des Product Vision Boards mit Leben zu füllen. Dabei werden im Prinzip alle wesentlichen Aspekte eines Produktes berührt. Es wird sowohl betrachtet welchen Mehrwert das Produkt einem Kunden liefert, als auch welche Ressourcen notwendig sind, um das Produkt am Markt platzieren zu können.

Vor dem Hintergrund der aktuellen Situation haben wir die Teilnehmer dann im nächsten Schritt gebeten, pro Feld zwei Votes (super Feature von Mural an der Stelle!) zu verteilen. Somit wurden die Favoriten des gesamten Teams gefunden, was es im nächsten Step leichter gemacht hat aus den ganzen Punkte einen Visionssatz zu formulieren.

Wir sind uns bewusst, dass es sich hierbei um eine sehr schwierige Aufgabe handelt. Um den Effekt des "ins kalte Wasser Werfens" abzumildern haben wir uns dazu entschieden, das Team erst gemeinsam einen Visionssatz für ein Restaurant zu entwerfen.

Nachdem mittels dieses Steps das Vorgehen bzw. Arbeiten mit einem Product-Vision-Board einmal durchexerziert wurde, und schon viele offenen Fragen geklärt wurden, geht es nun im nächsten Step darum das soeben erlernte exakt gleich auf das eigene Produkt anzuwenden.

Bei einem kurzen Workshop dieser Art, ist uns bewusst, dass man nicht mit einem fertigen Vision-Statement rauskommen wird. Wir wollten hier vor allem erste Impulse setzen, damit das Team aus dem Workshop die notwendigen Gedankenimpulse und Tools an die Hand bekommt, um in der Zukunft selbst mit dem Vision-Board arbeiten zu können.

Wir empfehlen dringend, die hier beschriebenen Methoden nicht als Allheilmittel für Vision-Statements zu verwenden, sondern mehr als Mindset zu betrachten. Oder als Toolkit, welches in der Zukunft selbst angewandt werden kann.

Optimalerweise betrachten Teams das Vision-Statement als dynamisches Konstrukt, das sich mit dem Team, Produkt oder der Organisation weiterentwickelt. In einem Jahr kann die Vision des Produktes viel konkreter sein (oder auch schwammiger: Man stelle sich vor, man erkennt, dass man eine Stufe zurückgehen und mit der Vision für das Produkt neu ansetzen muss.).

Wenn alle Punkte des Boards beantwortet sind, haben wir eine coole Vision vor uns und wissen wo es hingehen soll. Aber war das schon alles? Nein. Natürlich nicht. Jetzt geht es daran, die Vision allen möglichen Menschen, Teammitgliedern, Stakeholdern, potentiellen Kunden zu präsentieren und alles was ursprünglich als Annahme seinen Weg in die Vision gefunden hat zu validieren.

Regelmäßig sollte das Product-Vision-Board, bzw. das Vision-Statement gechallenged werden. Man könnte dies zum Beispiel regelmäßig im Rahmen von Retrospektiven oder OKR-Meetings durchführen. Eine andere Option wäre auch vierteljährliche, dedizierte Produkt-Meetings einzurichten, in denen überprüft wird, ob das Vision-Statement noch zum Kurs des Produktes passt und vice versa (gerne auch häufiger, jedoch weniger häufig würden wir nicht empfehlen, da das Team sonst verlernt mit dem Vision Board zu arbeiten und das Thema insgesamt aus dem Fokus rutscht.).

Wenn nicht, ist es natürlich auch hier wichtig, empirisch, also mit dem guten Inspect & Adapt, loszulegen und basierend auf Fakten und Erkenntnissen die Vision weiterzuentwickeln.

Wie ihr mit den hier beschriebenen Tools arbeitet bleibt am Ende vom Tag euch überlassen. Unserer Meinung nach ist es für (Produkt-)Teams von absoluter Wichtigkeit regelmäßig den Kompass rauszuholen und sich zu fragen:

Wohin bewegen wir uns? Bewegen wir uns eventuell in die falsche Richtung? Bewegen wir uns in die richtige Richtung oder wollen wir eventuell ganz woanders hin?

Auch sollte in den täglichen Aufgaben, die das umsetzende Team in Angriff nimmt, erkenntlich sein, wie dadurch auf die Vision eingezahlt wird. Hier bietet es sich z.B. an messbare Ziele mit den Geschäftswerten der Produktvision zu verknüpfen. Aber nicht nur Metriken und kalte Zahlen sind wichtig. Eine Vision lebt von den Menschen dahinter. Wenn niemand dafür brennt, ist es schwierig damit zu arbeiten.

Step - 7: Debriefing

Am Ende des Workshops steht natürlich eine Feedbackrunde, bei welcher die Teilnehmer gerne auch uns etwas mit auf den Weg geben können.

Vor allem sollte die Zeit, die am Ende des Workshops noch übrig ist, dafür genutzt werden den Fragenparkplatz zu leeren und offene Fragezeichen mittels Diskussion im Plenum zu beseitigen.

Jetzt seid ihr dran!

Wir hoffen, dass wir euch mit diesem Beitrag einige neue Impulse mitgeben konnten.

Vielleicht steht auch ihr an dem Punkt, dass euer Team sich so weit entwickelt hat, dass es eine eigene Vision benötigt? Vielleicht habt ihr mit eurem Startup oder eurem Inkubator-Produkt eine Phase erreicht, wo ihr einige Kunden erreichen konntet und euch nun fragt, in welche Richtung die Reise geht? Vielleicht arbeitet ihr schon seit Jahren an einem Bestseller und wollt einfach nur mal verbalisieren woran und wofür ihr arbeitet?

Dieser Workshop und insbesondere das Product-Vision-Board sind eine tolle Möglichkeit, Antworten auf diese Fragen kollaborativ zu finden. Nutzt sie!

Wir stellen euch dieses Wissen sehr gerne hier kostenfrei zur Verfügung, da wir an den Open-Source-Ansatz glauben und Teams befähigen wollen auch ohne überteuerte Berater klar zu kommen. Wendet diese Expertise an und macht euch aktiv Gedanken, wie ihr die Probleme eurer Teams lösen könnt!

Wenn ihr der Meinung seid, dass es Sinn macht hier noch externe Berater mit hinzuzuziehen, dann wendet euch gerne an uns (per Channel eurer Wahl). Wenn ihr der Meinung seid, dass dieses Wissen wertvoll ist und auch andere es sehen sollten, würden wir uns freuen, wenn ihr die agile punks unterstützt!

• Liked unsere Linkedin-Seite!
• Werdet Unterstützer von agile punks!
• Kauft euch ein tolles Fashion-Statement!

In dem Sinne: Viel Spaß beim Umsetzen, macht euch an die Arbeit und verbessert eure Teams! Unsere Zeit ist zu schade um schlecht oder an den falschen Dingen zu arbeiten!

Cheers,

eure agile punks