COVID-19 Deutschland geht ins Home Office: Helft euren Teams durch die Pandemie!

Corona hält Europa fest im Griff. Beginnend mit den südlichen Ländern werden nun nach und nach auch in Zentraleuropa mehr und mehr Teams und ganze Unternehmen ins Home Office geschickt.

Teammitglieder und Führungskräfte stehen dabei alle vor einer neuen Realität: Alle stecken im selben Boot und sind sich unsicher wie schnell sie in ihre Büros zurückkehren können.

Damit in den nächsten 4-8 Wochen die wirtschaftlichen Schäden, die durch die Corona-Pandemie unabdingbar sind zumindest im Zaum gehalten werden können, ist nun strukturiertes und schnelles Handeln gefragt!

Wir von Agile Punks haben für euch einige Kernthemen zusammengefasst, auf die ihr euch nun in den nächsten Tagen konzentrieren solltet, wenn euer Team ins Home Office geschickt wird.

Das Wichtigste zuerst: Helft wo ihr könnt!

Erwartet nicht, dass eure Teams sofort im Home-Office produktiv werden.

Personal, das bereits Jahre an Erfahrung mit Remote-Arbeit gesammelt hat, wird sich bereits mit dieser Arbeitsform blendend auskennen und vermutlich schnell loslegen können.

Für neue Teams oder Kollegen, die noch wenig Erfahrung mit Home-Office gesammelt haben, wird dagegen ein Wald an Fragezeichen auftauchen.

Wie kriege ich Information XY? Schicke ich meinem Chef jetzt eine Mail oder geht auch Whatsapp, bzw. ein schneller Anruf? Wer arbeitet gerade überhaupt an was? Was mache ich als nächstes?

Dazu kommt noch, dass ihr nicht von jedem erwarten könnt zu Hause einen ablenkungsfreien, ergonomischen Arbeitsplatz mit top Internetzugang vorzufinden.

Daher unser Appell gleich zu Beginn: Habt Verständnis. Helft euch gegenseitig wo ihr nur könnt. Wenn ihr als Unternehmen Wege und Mittel habt euren Mitarbeitern und Teamkollegen unter die Arme zu greifen, dann nutzt diese.

Verantwortung für Kommunikation klären

Dinge funktionieren, wenn es einen Hauptverantwortlichen gibt, der sich auf ein Thema committed und es treibt. Bitte ernennt eine einzelne Person innerhalb eines Teams oder einer Abteilung dazu sich um dieses wichtige Thema zu kümmern. Das Team sollte in jeden Fall selbst entscheiden, wer sich darum kümmert die Kommunikation innerhalb des Teams aufzusetzen und aufrecht zu erhalten. Hierdurch steigert ihr die Wahrscheinlichkeit, dass sich alle auf die neue Kommunikationsform committen (Stichwort Ownership).

Beispielhaft innerhalb von Web-Teams könnte ein SCRUM-Master / Agiler Coach oder auch ein Projektmanager oder Product Owner zum Kommunikationsspezialisten erklärt werden.

Alternativ könnt ihr auch ein Remote-Leadership-Team oder eine Art Task-Force aufsetzen. Insbesondere für größere Unternehmen kann dies extrem von Vorteil sein. Konzentriert euch auf Mitarbeiter, die schon Erfahrung mit Home-Office und Remote-Teams gemacht haben und bündelt deren Erfahrung.

Ob ihr nun einen einzigen Team-Member oder organisationsweit eine Task-Force aufsetzt: Diese Instanz muss vor allem dafür verantwortlich sein die Fragen und Probleme der Kollegen und des Managements zu dokumentieren, zu priorisieren und aktiv nach Lösungen für Probleme und Antworten auf offene Fragen zu suchen.

Der Clou dabei ist eine Art Single-Responsibility-Mechanik: Indem ihr eine Instanz für das Management des plötzlichen Remote-Arbeitens einsetzt, die als Dokumentations und Kommunikationsschnittstelle fungiert, schafft ihr eine einzige Anlaufstelle für Blocker und Co. Mit diesem Vorgehen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die nächsten 4-8 Wochen kohärent und gut gemanaged werden.

Findet den Wohlfühl-Kanal des Teams

Wen auch immer ihr auswählt: Derjenige muss als erstes den Haupt-Kommunikationskanal gemeinsam mit dem Team herausfinden. Wichtig ist dabei, dass ihr euch für einen Kanal entscheidet. Ob ihr euch für Telefon, Video-Calls oder einen Instant Messenger entscheidet ist erstmal zweitrangig.

Hauptsache euer Kommunikationskanal…

• ist definiert
• für alle verbindlich
• für alle verfügbar
• und permanent geöffnet (während Geschäftszeiten).

Sofern ihr noch keinen Messaging Service verwendet könnt ihr zum Beispiel Slack verwenden:

• Es ist for free.
• Es ist extrem schnell aufgesetzt ( < 5 Minuten um einen Kanal aufzumachen)
• Slack hat eine VoIP-Funktion integriert: Video-Chat und Sprachanrufe sind somit im gleichen Tool integriert. Slack erlaubt ebenfalls Konferenz-Anrufe und ermöglicht somit gleich die Video-Kommunikation auf Teamebene. Dadurch habt ihr alle wichtigen Kommunikationstools an einem Ort und haltet euren Tech-Stack überschaubar.
• Dokumentation: Im Messenger bleibt alles erstmal erhalten. Ihr könnt daher während der Pandemie und in der Zeit danach jederzeit nachlesen, was so passiert ist.
• Themen/Projektkanäle: Für die wichtigsten Themen könnt ihr sofort eigene Kanäle aufbauen und die entsprechenden Ansprechpartner hier hinzufügen. Diskussionen rund um z.B. ein akut wichtiges Projekt können dann von allen gemeinsam im entsprechenden Kanal stattfinden.

Neben Slack gibt es unzählige weitere, kostenlose oder bezahlte Kommunikationstools. Wichtig ist nur eins: HANDELT.

Sobald euer Team nach Hause geschickt wird, solltet ihr keine Zeit verstreichen lassen und euch als allererstes darum kümmern einen soliden Kommunikationskanal zu errichten, der über Mail-Verkehr hinausgeht und der permanent geöffnet ist. Hier müssen alle Vorgesetzten, alle wichtigen Ansprechpartner und alle Kollegen erreicht werden können.

Konzentriert euch auf ein Kollaborationstool wie Slack und Konsorten, das vom Kern auf für Team-Kollaboration gebaut wurde.

Dass ihr auch Company-weite Announcements darüber tätigen könnt, ist vor allem für den nächsten Punkt von extremer Wichtigkeit:

Schafft klare Verhältnisse im Umgang mit dem Tagesgeschäft

Wer kümmert sich um Kunden XY? Schicken wir weiter Angebote raus oder stoppen wir bestimmte Zusammenarbeiten? Wird ein Projekt-Kickoff verschoben oder ziehen wir alles business-as-usual durch? Wer kümmert sich darum, dass Support-Anfragen beantwortet werden? Denken wir daran, dass alle Kanäle, über die unsere Kunden uns ansprechen können, beobachtet werden?

Gerade jetzt ist nicht die Zeit, um eigene Süppchen zu kochen. Statt undurchsichtigen Aussagen müssen klare Verhältnisse geschafft werden. Insbesondere für Teams, die unerfahren darin sind über örtlichen (und gegebenenfalles sogar zeitliche) Distanz hinweg zu kollaborieren, entstehen nun große Herausforderungen.

Diese zu meistern und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten erfordert, dass sich alle über die Ziele und Verantwortungen der nächsten Wochen absolut im Klaren sind.

Jedes Business hat eigene Herausforderungen. Ihr müsst euch unbedingt darüber klar werden, welche Prozesse und Aufgaben in eurem Projekt oder Unternehmen welche Priorität erhalten.

Diese Dinge klar und für alle verbindlich darzustellen wird in den nächsten Wochen dazu führen, dass keine Arbeiten doppelt erledigt oder gar vergessen werden.

Dokumentiert dazu Entscheidungen und macht Sie für alle transparent verfügbar! Fordert Verbindlichkeiten von euren Teamkollegen ein. Habt aber auch das Vertrauen in eure Kollegen, dass die Dinge, auf die ihr euch committed bearbeitet und geliefert werden! Ihr sitzt nun alle zusammen im Graben.

Wöchentliche Prozessoptimierung während der Homeoffice-Zeit

Erwartet bitte nicht, dass alles über Nacht funktioniert! Jede Menge Dinge können und werden schief gehen. Ihr müsst daher unbedingt auch permanent darüber sprechen WIE ihr arbeitet und nicht nur WORAN.

Wir empfehlen ab sofort eine wöchentlich wiederholende “Remote-Retrospektive” auf Team-Ebene einzuführen. Diese sollte durchgeführt werden, solange die Corona-Bedrohung anhält und Teams sich im Remote-Modus befinden.

Mit Retrospektiven gehen wir im agilen Softwareentwicklungs- beziehungsweise Projektmanagement-Zyklus gezielt auf ganz spezifische Probleme in unseren Prozessen ein. Wir setzen uns einmal pro Planungszeitraum mit dem gesamten Team zusammen (üblicherweise 1-2 mal pro Monat). Hierbei sollen weniger inhaltliche Fragestellungen wie projektbezogene oder eigentlich an Kunden adressierte Probleme besprochen werden. Es sind explizit keine Statusmeetings!

Stattdessen nehmen wir uns die Zeit (1-4 Stunden je nach Planungshorizont) unsere eigenen Arbeitsmethoden zu reviewen und sowohl Dinge die gut sind und funktionieren, als auch Probleme und Blocker aufzudecken.

Während den nächsten Wochen, so lange ihr alle im Homeoffice seid, empfehlen wir unbedingt Retrospektiven abzuhalten. Nehmt euch die Zeit um herauszufinden, wie ihr besser in der Remote-Zusammenarbeit werden könnt und was schief läuft. Die 1-2 Stunden pro Woche, die ihr hier investiert werden euch vermutlich den Kragen retten.

Konkret: Video-Konferenz ein mal pro Woche Thema: Ausschließlich prozessuale Fragen rund um das Remote-Arbeiten. Was machen wir das gut funktioniert? Was bereitet uns Probleme? Wo müssen wir unbedingt ansetzen? Wo droht Gefahr? ALLE Teammitglieder müssen partizipieren Jedes Partizipant muss gehört werden, kein Problem darf untergehen Alles muss festgehalten werden Bestimmt ganz klare Verantwortlichkeiten (wer macht was bis wann)

Falls ihr euch zum Thema Retros in Home-Office noch mehr durchlesen/anschauen wollt, haben wir hier einige Quellen für euch zusammengestellt.

7 Tipps, worauf ihr in Remote-Retros achten solltet

5-Schritt Anleitung von Atlassian für Remote-Retrospektiven

Holt euch Hilfe!

Sprecht uns jederzeit an!

Wir alle haben Interesse daran, dass die nächsten 4-8 Wochen gut gemanaged werden und die Schäden, die durch Corona entstehen, so weit wie möglich minimiert werden.

Unsere Arbeit ist es Teams einzustellen und Prozesse zu optimieren. Das ist UNSER Tagesgeschäft und wir ermöglichen euch gerne davon zu profitieren. Kontaktiert uns via Linkedin, ruft uns an oder schreibt uns eine Mail.

Schreibt uns per Mail oder gerne auch auf Linkedin: Erzählt uns von euren Problemen und wir setzen uns gemeinsam in den nächsten Wochen mit euch hin und helfen euch durch diese anstrengende Zeit.

In diesem Sinne: Passt auf euch auf!

Eure Punks

Weitere Ressourcen

7 Dinge, die ihr über Remote-Arbeiten wissen solltet

12 Tipps von Fraunhofer zu Home-Office unter COVID-19

Wie funktioniert informelle Kommunikation in Remote-Teams?

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